Verifica dei revisori su contabilita e stampa registri 2017 entro il 31.1.2019

di Roberto Ercoli - - Commenta

L’art. 14, c. 1, lett. b) del d. lgs. 39/2010 richiede al soggetto incaricato della revisione legale di verificare, nel corso dell’esercizio, la regolare tenuta della contabilità sociale e la corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili. La regolare tenuta della contabilità sociale comporta, da parte di una azienda, il rispetto delle disposizioni normative in materia civilistica e fiscale con riferimento a modalità e tempi di rilevazione delle scritture contabili, di redazione, vidimazione e conservazione dei libri contabili e dei libri sociali obbligatori, nonché di rilevazione dell’esecuzione degli adempimenti fiscali e previdenziali. Le aziende, pertanto, nel rispetto di norme civili e fiscali, sono obbligati alla tenuta e alla conservazione di determinati libri e registri contabili, i quali devono essere o stampati in formato cartaceo o conservati elettronicamente su supporti informatici entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi del relativo periodo d’imposta. Il soggetto incaricato alla revisione legale dei conti societari deve procedere a verificare che la società abbia adempiuti a tale obbligo. Tale contributo analizza tale aspetto in considerazione della prossima scadenza del 31 gennaio 2019, termine entro il quale le società devono procedere alla stampa dei libri e registri contabili riferiti all’esercizio 2017.

Nella prima verifica periodica, il revisore deve acquisire informazioni in merito alle procedure adottate dall’impresa al fine di individuare i libri e i registri obbligatori che la società deve tenere in relazione a quanto previsto dalla normativa di riferimento e verificare la necessità di introdurre ulteriori libri obbligatori richiesti dalla normativa vigente nonché da eventuali leggi speciali. I libri e i registri obbligatori da tenere, ai sensi del paragrafo 14.a del principio di revisione (SA Italia) 250B, sono limitati a quelli rilevanti per le finalità di una regolare tenuta della contabilità. Il revisore deve, inoltre, acquisire informazioni in merito alle procedure adottate dall’impresa per assicurare la tempestiva e regolare vidimazione e bollatura dei libri obbligatori (ove tali adempimenti siano dovuti) e per assicurare l’osservanza degli adempimenti fiscali e previdenziali, rilevanti per le finalità di una regolare tenuta della contabilità. Le informazioni inerenti le procedure adottate dall’impresa devono essere monitorate anche nelle verifiche successive.

Decorso il termine del 31 ottobre per la presentazione dei modelli dichiarativi, le società possono archiviare il periodo d’imposta 2017 provvedendo all’ultimo degli adempimenti previsti per tale esercizio: la stampa dei libri e dei registri contabili. Entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, e quindi entro il prossimo 31 gennaio 2019[1], le società devono provvedere alla stampa in formato cartaceo (o alla conservazione elettronica sostitutiva ex D.M. 17.06.2014) dei registri previsti dal codice civile e dalla normativa fiscale. I libri e registri contabili previsti dal codice civile e dalla normativa fiscale ai fini delle imposte sui redditi e dell’Iva sono costituiti principalmente dal libro giornale, dal libro inventari, dalle scritture ausiliari di magazzino, dal registro dei beni ammortizzabili e dai registri previsti dalla normativa Iva.

La scadenza del 31 gennaio 2019 per ragioni di semplificazione e uniformità è valida anche per i documenti rilevanti ai fini Iva, ancorché i termini di presentazione delle dichiarazioni rilevanti ai fini delle imposte sui redditi e dell’Iva siano di fatto «disallineati».

Il soggetto incaricato della revisione legale dovrà verificare, nel corso delle verifiche periodiche della regolare tenuta della contabilità sociale, se le società hanno adempiuto con regolarità a tale adempimento normativo e nel caso segnalare la non conformità nell’esecuzione degli adempimenti richiesti dalla normativa di riferimento.

 Va ricordato innanzitutto che i libri e registri contabili obbligatori e, in generale, tutte le scritture contabili possono essere tenuti, alternativamente:

·         in modalità cartacea;

·         in modalità digitale (sostitutiva di quella cartacea).

Ø  LIBRO GIORNALE

Il libro giornale, previsto dall’articolo 2216 cod. civ., è il libro nel quale vengono registrate in ordine cronologico giorno per giorno le operazioni relative all’esercizio dell’impresa, deve essere numerato progressivamente per anno di utilizzo con indicazione dell’anno di riferimento della contabilità (es. 2017/1, 2017/2, 2017/3, ecc.). La numerazione non deve necessariamente essere eseguita preventivamente per l’intero libro e per tutto il periodo di imposta, ma può essere effettuata nel momento stesso di utilizzo delle pagine (risoluzione 85/E/2002).

Nell’ipotesi di società con esercizio non coincidente con l’anno solare si deve indicare il primo dei due anni di contabilità: ad esempio, in caso di esercizio 1.07.2017-30.06.2018, andranno numerate con indi­cazione dell’anno 2017 anche le stampe relative alle rilevazioni del primo semestre 2018. Per le scritture di assestamento e rettifica registrate nell’anno successivo a quello di riferimento è necessario invece indicare l’anno in cui avviene la rilevazione (risoluzione 9/E/2013).

Ø  LIBRO INVENTARI

Il libro degli inventari, libro obbligatorio per i soggetti titolari di reddito d’impresa in regime di contabilità ordinaria, è regolato dall’articolo 2217 cod. civ. (l’inventario deve contenere l’indicazione e la valutazione delle attività e delle passività relative all’impresa) e dall’articolo 15 D.P.R. 600/1973 (l’inventario oltre agli elementi previsti dall’articolo 2217 cod. civ. o da leggi speciali deve indicare la consistenza dei beni raggruppati in categorie omogenee per natura e valore e il valore attribuito a ciascun gruppo. Ove dall’inventario non si rilevino gli elementi che costituiscono ciascun gruppo e la loro ubicazione, devono essere tenute a disposizione dell’ufficio delle imposte le distinte che sono servite per la compilazione dell’inventario). Esso deve contenere:

  • all’inizio dell’attività (con riferimento alla data di costituzione/avvio):
    l’elencazione, descrizione, valutazione delle attività conferite; l’elencazione, descrizione, valutazione delle (eventuali) passività conferite;  il valore del capitale di conferimento;l’elencazione, descrizione, valutazione delle (eventuali) attività e passività dell’imprenditore (solo nel caso di impresa individuale) al momento di inizio dell’attività.
  •   negli anni successivi:    una parte analitica, contenente la composizione qualitativa e quantitativa del patrimonio aziendale: l’indicazione e la valutazione delle attività e delle passività patrimoniali; la consistenza dei beni raggruppati in categorie omogenee per natura e valore e il valore attribuito a ciascun gruppo; 2.    una parte sintetica, contenente il bilancio d’esercizio (stato patrimoniale, conto economico, rendiconto finanziario e nota integrativa).

Il libro inventari va sottoscritto dal rappresentante legale della società e, per quanto riguarda la numerazione delle pagine valgono le stesse modalità previste per il libro giornale.

Ø  REGISTRO BENI AMMORTIZZABILI

Il registro dei beni ammortizzabili non è richiesto dalla disciplina civilistica, ma esclusivamente da quella fiscale (di cui all’articolo 16, comma 1, D.P.R. 600/1973), al fine di poter dedurre dal reddito d’esercizio le quote di ammortamento che devono comunque anche essere imputate a conto economico.

L’articolo 16 DPR 600/1973 prevede che devono essere indicati in modo separato e quindi riportati singolarmente:

·         i beni immobili (ad esempio fabbricati e/o appartamenti);

·         i beni mobili iscritti in pubblici registri (ad esempio autovetture aziendali o furgoni).

Le altre tipologie di beni materiali ed immateriali strumentali per l’esercizio di impresa, e quindi ammortizzabili, possono essere annotati o singolarmente o raggruppati per categoria omogenee per:

·         anno di acquisizione;

·         coefficiente di ammortamento

Per quanto riguarda il contenuto, le modalità di iscrizione sono diverse a seconda della tipologia di bene. Esso deve contenere:

·         la descrizione del bene:

  •     per gli immobili: indirizzo e/o identificativo catastale;
  •     per i beni mobili iscritti in pubblici registri: targa e/o matricola;
  •    per gli altri beni: descrizione dettagliata;

·         l’anno di acquisizione del bene e/o di entrata in funzione (da cui decorre l’ammortamento);

·         il costo originario;

·         eventuali casi di rivalutazione e/o svalutazione;

·         il fondo di ammortamento raggiunto nel periodo precedente;

·         il coefficiente di ammortamento effettivamente praticato nel periodo d’imposta;

·         la quota annuale di ammortamento;

·         le eliminazioni dal processo produttivo, con evidenza della plus o minusvalenza.

Il registro dei beni ammortizzabili deve essere compilato/aggiornato entro il termine previsto per la presentazione della dichiarazione dei redditi e poi, come qualsiasi altro registro tenuto con sistemi meccanografici, va stampato entro i tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. Anche per tale registro è prevista esclusivamente la numerazione progressiva per anno di utilizzo.

Ø REGISTRI IVA

L’Agenzia delle Entrate, con la risoluzione 46/E/2017, ha precisato che anche la stampa dei registri Iva va effettuata entro 3 mesi decorrenti dal termine di presentazione della dichiarazione: non è prevista né la vidimazione iniziale né la corresponsione dell’imposta di bollo ma unicamente la numerazione progressiva per anno di utilizzo con indicazione dell’anno di riferimento della contabilità. Va tuttavia evidenziato che l’articolo 7, comma 4-quater, D.L. 357/1994, introdotto dal D.L. 148/2017, ha previsto che, dall’anno 2017, la tenuta dei registri Iva mediante sistemi elettronici si considera regolare anche qualora non si sia provveduto alla trascrizione degli stessi su supporti cartacei entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione annuale dei redditi, purché in sede di accesso, ispezione o verifica, risultino rispettate le seguenti condizioni:

  • i registri Iva siano aggiornati sui supporti elettronici;
  • gli stessi possano essere stampati con immediatezza a seguito di richiesta degli organi procedenti e in loro presenza.

Va precisato che la semplificazione riguarda solo i registri Iva degli acquisti e delle vendite, mentre i registri dei corrispettivi ed eventuali altri registri speciali (degli imballaggi, degli omaggi, …) seguono le regole tradizionali. Si riporta di seguito una tabella riepilogativa

[1] L’obbligo di procedere alla stampa su carta, lo si ricorda, è stato previsto dall’articolo 7, comma 4-ter del dl 357/1994. Tale norma fissa il termine entro cui procedere alla stampa di «qualsiasi registro contabile» tenuto con sistemi meccanografici (libro giornale, libro degli inventari ecc.) entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle relative «dichiarazioni annuali», intendendo per tale il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi: tale precisazione, fornita dapprima dalla circolare 207/E/2000 e poi confermata dalla risoluzione 46/E/2017, giustifica la regolarità della tenuta dei registri contabili con sistemi meccanografici anche laddove i termini di presentazione della dichiarazione Iva siano «disallineati» dalla dichiarazione dei redditi.

Modalità numerazione
Libro/registro meccanografico Tipo di numerazione Esempio

Registrazioni periodo

01/01/2017 31/12/2017

Libro giornale progressiva per anno di utilizzo con indicazione  dell’anno di riferimento della contabilità 2017/1, 2017/2, 2017/3 etc.
Libro inventari progressiva per anno di utilizzo con indicazione   dell’anno di riferimento. Sull’ultima pagina di ciascun anno stampato è consigliabile annotare il  numero di pagine di cui si compone ogni annualità  ed è obbligatoria la sottoscrizione da parte del legale rappresentante    2017/1, 2017/2, 2017/3 etc.
Registro beni

ammortizzabili

progressiva per anno di utilizzo con indicazione  dell’anno di riferimento della contabilità 2017/1, 2017/2, 2017/3 etc.
Registri fiscali (registri Iva acquisti, Iva  vendite, corrispettivi) progressiva per anno di utilizzo con indicazione

dell’anno di riferimento della contabilità

    2017/1, 2017/2, 2017/3etc.

Si evidenzia infine che, i soggetti in contabilità ordinaria, entro il termine previsto per la stampa dei registri , devono provvedere anche alla stampa delle schede contabili (mastri).

Ø   STAMPA CARTACEA DEI LIBRI E REGISTRI CONTABILI OBBLIGATORI E ASSOLVIMENTO IMPOSTA DI BOLLO

Affinché i registri contabili dell’esercizio 2017 tenuti con sistemi meccanografici siano considerati regolarmente tenuti, essi devono essere stampati su supporti cartacei entro il 31 gennaio 2019 (nel caso di ispezione precedente a tale scadenza i registri vengono stampati simultaneamente alla richiesta degli organi verificatori). Con particolare riferimento al libro dei beni ammortizzabili si rammenta che deve risultare aggiornato, secondo quanto disposto dall’articolo 16, D.P.R. 600/1973, già dal termine di presentazione della dichiarazione, ossia, relativamente al 2017, entro il 31 ottobre 2018. Nella stampa si deve tener conto che se dal precedente esercizio residuano pagine (fino alla centesima) è possibile utilizzarle senza alcun pagamento di imposta di bollo.

Modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui registri “cartacei”
Libro/registro Bollatura Società di capitali Altri soggetti
libro giornale 16 euro ogni 100 pagine o frazione 32 euro ogni 100 pagine o frazione
libro inventari 16 euro ogni 100 pagine o frazione 32 euro ogni 100 pagine o frazione
Registro beni ammortizzabili no non dovuta
registri fiscali no non dovuta

Ø  L’ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA DEI LIBRI CONTABILI E IMPOSTA DI BOLLO

Nella conservazione informatica è prevista la sostituzione dei documenti cartacei con l’equivalente documento in formato digitale la cui valenza legale di forma, contenuto e tempo viene attestata attraverso la firma digitale e la marca temporale. Il processo di conservazione sostitutiva è finalizzato a rendere un documento elettronico non deteriorabile e, quindi, disponibile nel tempo nella sua autenticità ed integrità e va concluso entro il termine di 3 mesi dalla scadenza della presentazione della dichiarazione annuale (per l’esercizio 2017, entro il 31 gennaio 2019). Quindi anche per i documenti informatici la scadenza è  la stessa. Ai sensi dell’articolo 3, comma 3, del dm 17/06/2014 , infatti, la conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Ulteriore aspetto da tenere in considerazione riguarda le regole di tenuta dei registri Iva. In particolare l’articolo 19-octies del dl 148/2017, infatti, inserendo il comma 4-quater nell’ambito dell’articolo 7 del dl 357/1994 (in «deroga» alle disposizioni del suddetto comma 4-ter dell’ articolo 7) qualifica come «regolari» i registri Iva relativi alle vendite e agli acquisti tenuti in formato «elettronico», anche in difetto di trascrizione su carta nei termini di legge, a condizione che in sede di accertamento, ispezione o verifica gli stessi risultino «aggiornati» sui predetti sistemi elettronici e vengano stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti e in loro presenza. Prevista, quindi, una doppia condizione: è possibile evitare la stampa dei registri vendite e acquisti laddove il contribuente li abbia tenuti «aggiornati» nell’ambito dei sistemi elettronici e, quindi, sia in grado di procedere alla loro stampa in caso di richiesta conseguente ad attività di controllo. Il dl 119/2018, a decorrere dal 19 dicembre scorso, estende la regola al registro dei corrispettivi.

L’ammontare annuo dell’imposta dovuta è determinato in funzione della quantità di fatture, atti, documenti e registri emessi o utilizzati nel corso dell’anno. La risoluzione n. 161/E/2007 ha chiarito che per registrazione deve intendersi ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio.  L’imposta di bollo va versata in una unica soluzione entro il 30 aprile mediante il modello F24 utilizzando il codice tributo 2501

Modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui registri “digitali”
Libro/registro Bollatura Società di capitali Altri soggetti
libro giornale         sì 16 euro ogni 2.500 registrazioni o frazioni

di esse

 32 euro ogni 2.500 registrazioni o frazioni

di esse

libro inventari         sì  16 euro ogni 2.500 registrazioni o frazioni

di esse

32 euro ogni 2.500 registrazioni o frazioni

di esse

Registro beni ammortizzabili no no non dovuta
registri fiscali no no non dovuta

Ø SANZIONI PER IL MANcATO ASSOLVIMENTO DEGLI OBBLIGHI

Il mancato adempimento della regolare tenuta dei libri e registri contabili comporta conseguenze da un punto di vista civilistico, fiscale e anche penale.

Innanzitutto la mancata e/o irregolare tenuta delle scritture e dei libri contabili comporta delle conseguenze dal punto di vista civilistico.  Infatti, l’imprenditore commerciale che non tiene regolarmente le scritture contabili ed i libri obbligatori “non può utilizzarle come mezzo di prova a suo favore” così come previsto dagli articoli 2709-2710-2711 del codice civile.

Dal punto di vista fiscale e tributario la mancata e/o irregolare conservazione dei libri e delle scritture contabili può comportare l’irrogazione di sanzioni amministrative che variano a seconda del tipo di irregolarità . ll riferimento normativo essenziale in materia è l’articolo 9 del Decreto Legislativo numero 471/1997: “Chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di imposte dirette e di imposta sul valore aggiunto ovvero i libri, i documenti e i registri, la tenuta e la conservazione dei quali è imposta da altre disposizioni della legge tributaria, è punito con la sanzione amministrativa da euro 1.000 a euro 8.000[2]”.

La mancata e/o irregolare conservazione dei libri e delle scritture contabili può comportare inoltre la possibilità di applicazione dell’accertamento induttivo puro, ex articolo 39, comma 2 del dpr 600/1973.

La mancata e/o irregolare conservazione dei libri e delle scritture contabili può comportare anche conseguenze in materia penale. Infatti, dal punto di vista penale la mancata e/o irregolare conservazione dei libri e delle scritture contabili viene equiparata dalla legge all’occultamento o distruzione della contabilità, in particolare quando non consente la rendicontazione dei redditi e del volume d’affari ai fini IVA

Alla luce di quanto analizzato in precedenza, si ritiene che nell’ambito delle procedure poste in essere dal soggetto incaricato della revisione legale, sia importante pianificare e svolgere tutte le procedure di revisione dirette a verificare che la società abbia correttamente rispettato tutti gli adempimenti previsti per la regolare tenuta e del tempestivo aggiornamento dei libri e registri contabili obbligatori. Il soggetto incaricato della revisione legale, in caso di accertamento di non conformità o di criticità deve dare evidenza nelle proprie carte di lavoro e procedere a segnalare quanto riscontrato alla direzione aziendale affinché proceda con tempestività a porre in essere le opportune azioni.

[2] La norma punisce, quindi:

·         l’omessa tenuta dei registri, nel senso che il contribuente non li ha nemmeno istituiti. Si ritiene che l’infrazione sia integrata anche nell’ipotesi di istituzione tardiva degli stessi, fatta salva la possibilità di ricondurre la violazione all’interno dell’ipotesi esimente prevista dall’articolo 6, comma 5-bis, del D.Lgs. 472/1997;

·         l’omessa conservazione di scritture contabili e documenti durante il periodo in cui sussiste tale obbligo;

·         la tenuta di libri e documenti che non avviene secondo le prescrizioni e che è quindi irregolare rispetto alle singole leggi di riferimento.·

 


Autore dell'articolo
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Roberto Ercoli

Dottore in Economia Aziendale – Esperienza decennale nella revisione legale svolta presso primarie società internazionali del settore. Esperto di tematiche di Audit & Assurance con specializzazioni per le aziende operanti in settori industriali e aziende appartenenti al settore pubblico.

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