ricerca passività non registrate

Le principali procedure per la verifica della competenza di periodo delle operazioni che hanno generato i debiti – Parte 3

di Saverio Petruzzelli CommentaIn Articoli e Approfondimenti, Carte di Lavoro, I Principi OIC, Procedure di revisione

In questo articolo esaminiamo il test di dettaglio “Ricerca di passività non registrate” (in inglese: search for unrecorded liabilities).

Ricerca di passività non registrate o search for unrecorded liabilities

La procedura di verifica in oggetto si sostanzia nell’identificazione ed analisi delle fatture pervenute successivamente alla data di bilancio al fine di acquisire robusti elementi probativi sulla completezza ed accuratezza dei debiti nonché sulla corretta applicazione della competenza di periodo. Rispetto al test di cut-off, la ricerca di passività non registrate consente di ottenere elementi probativi anche sulla competenza dei costi per servizi ed, in generale, di tutti i costi della produzione. Riassumiamo i tratti salienti della procedura nella scheda seguente:

 Ricerca di passività non registrate
Finalità principale Verificare la completezza delle passività iscritte in bilancio ed accertare il rispetto del principio di competenza delle operazioni che le hanno generate.
Obiettivi di revisione e asserzioni rilevanti ·        Ottenere sufficienti ed adeguate evidenze di revisione in merito alla completezza ed accuratezza dei debiti (principalmente i debiti verso fornitori);

·        Ottenere sufficienti ed adeguate evidenze di revisione in merito alla completezza, accuratezza e competenza dei costi della produzione.

Documenti necessari ·        Libro IVA acquisti;

·        Fatture di acquisto ricevute nel periodo successivo alla data di chiusura del bilancio;

·        Mastrini/dettagli degli accantonamenti per fatture da ricevere.

Descrizione e modalità di svolgimento del test ·         In base al grado di rischio e alla tipologia di attività del cliente, la prima fase del test consiste nella definizione dell’intervallo temporale da esaminare. Al riguardo, si ritiene opportuno considerare un arco temporale che vada dall’inizio dell’esercizio successivo (tipicamente il 1° gennaio) ad una data successiva o a ridosso di quella in cui la società revisionata ha effettuato le scritture di accantonamento di fine esercizio e di assestamento del bilancio. Poiché il test in questione fornisce indicazioni su alcuni eventi successivi alla data di chiusura dell’esercizio, è preferibile che il periodo d’esame termini ad una data non troppo distante da quella in cui si prevede di emettere la relazione di revisione, valutando, in caso contrario, un’estensione del test in questione.

·         Il secondo step da seguire nell’esecuzione della procedura riguarda la determinazione delle soglie di importo da considerare nell’esame delle fatture d’acquisto nell’intervallo temporale prescelto.  È buona norma partire da una soglia di importo che coincida con quello che, in altri articoli di questa Rivista, è stato definito come “errore tollerabile”, ovvero il limite massimo di errore tollerato dal revisore sul singolo conto (si tratta di una specificazione del concetto di significatività operativa, di cui all’ISA 320). In pratica, supponendo di avere stabilito una significatività per il bilancio nel suo complesso di € 500.000, una significatività operativa di € 375.000 ed un errore tollerabile di € 25.000, occorrerà esaminare le fatture di acquisto di importo imponibile superiore a € 25.000 pervenute nel periodo successivo alla data di chiusura del bilancio. Può essere accettabile, nel caso in cui si considerino intervalli temporali superiori ad un mese, definire diverse soglie d’importo, crescenti al passare del tempo, laddove si ritenga ragionevolmente decrescente il rischio di errori significativi nello stanziamento per competenza delle passività a fronte di fatture ricevute a distanza maggiore di tempo dalla data di chiusura dell’esercizio.

·         Successivamente si passa a richiedere i documenti sopra riepilogati, iniziando dal libro IVA acquisti del periodo selezionato, eventualmente in formato provvisorio, se non è disponibile quello definitivo, ed effettuando i medesimi controlli sulla progressività di registrazione di cui si è detto a proposito del cut-off test. È possibile approcciare il test partendo dal raccoglitore/archivio delle fatture (cartacee o elettroniche) pervenute dopo la data di chiusura dell’esercizio, trascurando, ai fini della selezione, il registro IVA degli acquisti. Secondo alcuni revisori, tale approccio, che inevitabilmente comporta un maggior dispendio di tempo, è preferibile poiché induce l’auditor a sfogliare direttamente i raccoglitori ed è atto a conferire, dunque, alla verifica una maggiore valenza, anche in chiave anti-frode.

·         Si esaminano, quindi, tutte le fatture di importo superiore alla soglia stabilita, ricevute dopo la chiusura dell’esercizio nell’intervallo temporale prescelto, riscontrando l’eventuale documento di trasporto e stabilendo la competenza sulla scorta delle informazioni che si desumono direttamente da tali documenti, oppure consultando documenti integrativi (ad es., contratti, verbali di esecuzione, ecc.), oltre che in base ai criteri aziendali di rilevazione per competenza delle operazioni.

·         In caso di fatture d’acquisto di competenza dell’esercizio, occorre verificarne la corretta registrazione in contabilità generale: tipicamente nel conto “fatture da ricevere”. In caso contrario, valgono le considerazioni precedentemente esposte a proposito degli errori di cut-off.

·         La procedura di ricerca di passività non registrate si conclude effettuando un test delle fatture da ricevere. Esso consiste nell’ottenere tutte le schede contabili/mastrini/dettagli degli accantonamenti per fatture da ricevere e nell’eseguire le seguenti verifiche:

–          riscontro degli stanziamenti a fronte delle fatture ricevute nell’esercizio successivo già precedentemente analizzate: ovvero, le fatture superiori alla soglia di importo prescelta;

–          esame degli ulteriori accantonamenti per fatture non ancora ricevute, superiori alla soglia definita, ottenendo ed analizzando la documentazione a supporto. In presenza di stime di costo bisognerà valutare la ragionevolezza delle stesse.

·         Valutazione dei risultati e predisposizione delle carte di lavoro.

Esponiamo, di seguito, un esempio di carta di lavoro con le evidenze della procedura di ricerca di passività non registrate per la medesima ipotetica società Alfa S.p.A., omettiamo di allegare il memorandum riepilogativo ed un esempio del “test delle fatture da ricevere”, che talvolta può essere sostituito dalla stampa stessa delle schede contabili, su cui riportare gli estremi delle verifiche svolte.

[ESEMPIO RICERCA PASSIVITA’ NON REGISTRATE: FOGLIO “SEARCH FOR UNRECORDED LIAB.” clicca qui]

Per completezza di esposizione, si accenna che, in presenza di maggiori rischi di errori significativi, l’auditor potrebbe configurare altri sondaggi in aggiunta a quanto sinora delineato, ad esempio: verifica dei pagamenti successivi alla data di bilancio, esame delle fatture non pagate da tempo, test specifico sulle bolle di entrata scoperte di fattura, ecc.

Riflessioni conclusive

Le procedure di validità che abbiamo descritto evidenziano ulteriormente l’importanza per il revisore della fase di pianificazione e valutazione dei rischi, nonché della comprensione dei processi aziendali e dei relativi controlli. È, infatti, indispensabile acquisire un’adeguata conoscenza dell’impresa e del suo contesto, nonché del processo aziendale di rilevazione delle operazioni che hanno generato i debiti, oltre ad aver preliminarmente condotto le dovute analisi del rischio di frode, per poter pianificare e svolgere con efficienza ed efficacia i test illustrati.

È essenziale, infine, riesaminare con attenzione i risultati ottenuti, onde valutare la sufficienza ed appropriatezza degli elementi probativi raccolti attraverso le suddette procedure. Poiché la caratteristica degli elementi probativi è di essere cumulativi, lo svolgimento di adeguate procedure di analisi comparativa può supportare il revisore nel pieno raggiungimento degli obiettivi di audit prefissi con i test descritti.

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Autore dell'articolo

Saverio Petruzzelli

Dottore commercialista, revisore legale dei conti, esperienza pluriennale nei servizi di revisione e consulenza aziendale in una Big Four

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